Встречи являются неотъемлемой частью любого бизнеса. Совещания внутри компании, переговоры с партнерами, презентации для клиентов – от результатов этих мероприятий напрямую зависит успех вашей организации. Ввиду этого, очень важно тщательно подготовиться к любой встрече, грамотно ее организовать и проанализировать результаты.
В этой статье, я хотела бы поговорить о правилах организация деловых мероприятий и бизнес встреч, которые очень важны на любом этапе карьеры.
1. Подготовка к встрече
- Узнайте всё про участников встречи: кто эти люди, их позиция в компании, кто из них принимает решения и чем они увлекаются.
Любая, даже самая, казалось бы, незначительная информация, может оказаться очень полезной во время деловых переговоров. - Также необходимо тщательно изучить компанию, с представителями которой вы планируете встречаться: чем они занимаются, сколько существуют, что для них сейчас самое главное.
Очень удобно сделать специальную памятку, – «что нужно выяснить до встречи» и перед каждым мероприятием с ней сверяться. - Составьте план проведения встречи. Определите ваши цели, предложения и возможные пути развития событий.
Вам будет значительно проще, если вы заранее решите, где можете уступить, а где будете стоять на своем до конца. - Возьмите с собой всё необходимое: ручку, блокнот, визитки, презентацию вашей компании.
Чтобы ничего не забыть, попробуйте проиграть предстоящую встречу в голове и подумать, что еще может понадобиться. - Как бы вам не нравилось творчество, например, группы Metallica, майку с их изображением стоит оставить для других мероприятий, так как встречать вас будут по одежке и выглядеть вы должны по-деловому.
Важен не только внешний вид, но и используемые вещи, поэтому всё – от ручки до презентации должно быть выдержано в едином стиле, выглядеть аккуратно и представительно.
Если к вам придет человек без визиток, с наспех подготовленной презентацией и будет записывать информацию на клочке бумаги, вы вряд ли проникнитесь к нему доверием.
Проведение встречи
- Как показывает опыт, оптимальное количество участников встречи с каждой стороны – два человека.
Если людей будет больше, то не все смогут равноправно участвовать в обсуждении и получится переизбыток информации, мнений и после встречи вы вряд ли запомните пожелания и предложения собеседников.
Вдвоем работать очень удобно, – один человек может вести беседу, а второй ему помогать, следить за ходом мысли и вовремя добавлять нужные комментарии или показывать актуальные документы. - Как и при подготовке к встрече, уделяйте внимание любой информации, —записывайте все основные мысли, новые данные, предложения и аргументы.
Незнакомые вам имена и фамилии, невзначай произнесенные клиентом, могут вылиться в новые встречи и расширение бизнеса. - Чтобы деловая встреча прошла успешно, очень важно правильно ее организовать. Вначале всегда принято знакомить всех участников мероприятия, обменяться визитками, а затем наметить основные вопросы для обсуждения, – так всем будет проще следить за ходом переговоров.
В конце необходимо четко сформулировать и записать результаты, – о чем стороны договорились, и какие шаги нужно предпринять после встречи. - Крайне важна манера общения. Излагайте свои мысли четко, ясно и последовательно, внимательно слушайте собеседника.
При этом стоит избегать чересчур формального тона, чтобы встреча не была слишком напряженной, – будьте открыты, позитивны и уверены в себе. Хотя, конечно, многое зависит от участников, – с кем-то нужно быть более серьезным, с кем-то можно пошутить и поговорить на отвлеченные темы. В каждой ситуации важно чувствовать собеседников.
3. Анализ результатов
- Во-первых, после встречи необходимо написать всем участникам короткий e-mail с основными итогами, чтобы еще раз закрепить то, о чем стороны договорились (так называемый follow-up).
- Свои записи из блокнота желательно перенести куда-то еще и делать это систематизировано, потому что блокнот можно потерять, а иногда очень важно вспомнить, что обсуждалось на той или иной встрече, даже если она проводилась давно.
- Через день-два после встречи важно еще раз «прокрутить» ее у себя в голове и обсудить все со своими коллегами, чтобы убедиться, что все правильно понято и не упущено ничего важного.
Вам может быть интересно
Просмотров: 2155